快件代理应正确确定快件的类型，除商业文件和资料信函属"文件"类外，其余均属于"包裹"类，文件封内只能装入文件类物品，小片的布样、塑料片等非文件类物品不可作为文件发运。包裹类快件需提供具有发件公司名抬头的形式发票两份，并加盖发件公司印章。发票应列明所发快件的品名、数量、原产地、海关声明价值等资料。品名请用中文填写，特殊的货物（专业性较强的物品）请要求客户提供中英文品名，混装货物请提供装箱清单，SES会严格按快件代理提供的形式发票的内容向海关申报。
快件代理应要求实际发件公司在运单上加盖其公司印章。请提供准确的收件公司名称、地址、邮政编码（去往美国的快件尤为重要）、电话及传真、联系人姓名等资料，错误的地址和电话将影响快件的派送和中转。SES不接受邮政信箱(P.O.BOX)的地址。除香港和台湾接受中文地址外，请一律用英文填写收件人资料。
快件的计费重量是以快件实际重量（毛重）和体积重量相比，取二者中较大者而确定。体积重量的计算方法是用快件的最长Ｘ最宽Ｘ最高/6000得出，以厘米(Cm)为单位度量，不足1厘米进位为下一个1厘米长度，如快件尺寸为33.2X54.5X75.2，则体积重量计算为34X55X76/6000=24.0公斤。SES对中转的国际快件须严格按此办法计算。对香港派送的快件及散货原则上不计算体积重量，但当一票轻泡货物的体积重量超过实际重量40％时，则该票快件的计费重量＝（实际重量＋体积重量）/2，例如：快件实重100公斤，体积重量150公斤，则其计费重量为（100+150）/2=125公斤。中港散货运输计费重量的确定方式由散货代理与SES签定的《中港散货及快件运输协议》规定。
除快件业务必须的信息资料外，快件代理应在运单明显位置以及清单上标明其在SES的四位电脑代号，以便有查询需要时可以及时识别发件的快件代理，尽快通知发件客户。
对于未按以上1-4要求操作，或提供资料不正确，致使SES无法及时中转或派送的快件，SES将暂时转为HOLD件（暂扣件），待快件代理确认有关事宜后再行中转及派送。
发件客户如提供了由政府行政部门签发的有效的配额、许可证、原产地证明、商检证明、熏蒸证明等文件，快件代理应事先明确通知SES正确使用该文件向中国及快件终到国海关报关，并使用妥善方式将文件交给SES。如因快件代理未事先明确知会SES使用该文件而造成该文件失效，因而导致该文件项下的快件无法报关、清关而产生的一切损失，SES不承担任何责任。
